2013年6月9日日曜日

機能説明(業務メモ)

自家製事件管理データベースは,
一部他の人にも提供して試用していただいているので,
説明書替わりに書いておきます。


業務メモ
 電話連絡や進捗のメモ等を入力する欄です。
 事件の進行についての自分のための備忘録,事務員との情報共有,事件・顧客情報の一元管理などといった意味があります。


クリックで拡大

 アナログな「電話連絡帳」での処理時のような,後から
確認したくなった際に探すのが大変という不便を避けられるように,
またExcelでの処理時のような,一人が編集していると
まるごとそのファイル全体を開くことができないという不便を
避けられるように,というのが業務メモの目指すところです。

 当該事件の流れは事件別の業務メモのタブさえ見れば,
時系列で確認することができます。
 依頼者や相手方から電話がかかってきたときにも,
いろんな記録を引っ張り出してくるまでもなく,
基本的にはここさえ見ればいいわけです。



クリックで拡大

 また「業務メモ一覧」の画面では全事件を横断して,
最新のものが上に来るように表示されます。
 離席を終えて戻ってきた時などは,まずここを見れば,
自分が不在の間にどのような出来事があったか
一目で把握することが出来ます。

 その他,業務メモは,入力日時,修正日時が
自動的に入力されるようになっています。
 このことにより,相手方に連絡をした,しないなどということ
についても,「たしか電話したと思ったんだけど」というような
あいまいなことはなく,
「何日の何時ころにこちらから電話している」ということが
はっきりと分かります。
 このような記録は,余計な紛争の予防にも役立ちます。

 以上のようなシステムがシステムとして本来の機能を
発揮するためには,
「情報が少なくとも最終的には業務メモに集まってくる」
という状態を実現することが必要です。
 そうすると,
「いかに入力の手間を減らすか」
ということが重要になってきます。
 入力が大変というのでは,自然と入力しなくなってしまいますので。

 入力を減らすための機能は別途ご説明します。